Документи по ЗБУТ изисквани от Инспекция по труда

Тук ще намерите списък на често изисквани от Инспекция по труда документи по ЗБУТ, както и директни линкове към подготвените от нас помощни материали.

Имайте предвид, че това е списък на основна документация по ЗБУТ. В зависимост от дейностите на фирмата, вероятно ще има още много документи по ЗБУТ, които трябва да имате.

1.  Идентификационна карта

ℹ Това не е фирмен документ, а се предоставя от инспектора за попълване при проверка. Вижте статията Какво е идентификационна карта при проверка от Инспекция по труда.

2. Декларация по чл. 15 от ЗЗБУТ

ℹ Декларацията по чл. 15 от Закона за здравословни и безопасни условия на труд се подава електронно в сайта на Инспекция по труда поне веднъж (в годината след възникване на задължение за подаване), а след това при възникване на определени изменения във фирмата.

Задължение за подаване имат юридическите и физическите лица, които самостоятелно наемат работещи или които ползват работещи, предоставени им от предприятие, което осигурява врeменна заетост, с изключение на тези, които за своя сметка работят.

3. Договор със служба по трудова медицина

ℹ Когато фирмата има наети лица (дори само едно), възникна задължението за осигуряване на обслужване от служба по трудова медицина. Това може да стане чрез създаване на собствена СТМ (фирмите в България, които имат такава, са единици) или чрез сключване на договор с регистрирана в Министерство на здравеопазването СТМ.

☑ ПОЛЕЗНО:

• Трябва ли да имам договор със служба по трудова медицина
• Какви са задълженията на службата по трудова медицина
• Регистър на службите по трудова медицина в МЗ

4. Заповед по чл. 403а, ал. 2 от Кодекса на труда

ℹ С тази заповед се изпълнява изискването във всеки обект на фирмата да бъде определено лице, което да го представлява пред контролните органи на инспекцията по труда.

Лицето трябва да може при проверка на място да предостави на проверяващия наличните в обекта (задължително) правилник за вътрешния трудов ред, списък на работниците и служителите, изпратени от предприятие, което осигурява временна работа (ако има такива) и документи, свързани с разпределението на работното време и организацията на работа.

5. Документи за длъжностно лице по чл. 24 от ЗЗБУТ

ℹ Това са документи, свързани с назначаването или определянето на лице във фирмата, което отговаря за органиазцията и контрола по здравословни и безопасни условия на труд (задължително още с първия нает работник). Може да бъде едно или повече лица. Нарича се още „орган за безопасност и здраве при работа“. Вижте Как да определим длъжностно лице по ЗБУТ.

Основната документация включва:

• Заповед – ако лицето съвместява (назначено е на друга длъжност и му е зададено да изпълнява и функциите на длъжностно лице по чл. 24 от ЗЗБУТ).
• Удостоверение (или друг документ) за ежегодно обучение.
• Изготвен от длъжностното лице анализ на дейността и състоянието на безопасните и здравословни условия на труд за предходна година.
• Документи за извършен контрол/проверки от длъжносното лице и други задължителни за лицето дейности (по-често при проверка след трудова злополука).

6. Документи по ЗБУТ за Група или Комитет по условия на труд

ℹ Приложимо за фирми с поне 5 наети лица! Ролята на тази структура е да се извършват консултации и да се осигури участие на работещите при осигуряването на здравословн и безопасни условия на труд.

• Група по условия на труд (ГУТ) се учредява във фирма от 5 до 50 човека включително. Състои се от работодателя (задължително) и един избран на общо събрание представител на работещите.
• ГУТ се учредява и в отделните териториални звена на фирми с над 50 работещи. Състои се от ръководителя на звеното (задължително) и един избран на общо събрание представител на работещите.
• Комитет по условия на труд (КУТ) се учредява във фирма с над 50 човека. Съставът му е между 4 и 10 човека. Състои се от равен брой представители на работодателя и работещите.

Основната документация за ГУТ включва:

• Заповед или покана за свикване на общо събрание на работещите.
• Протокол от общо събрание.
• Удостоверения за първоначално обучение на членовете на ГУТ и документи за ежегодно обучение.
• Декларация за конфиденциалност, подписана от представителя на работещите.
• Протоколи от заседания на ГУТ, които да доказват, че са изпълнени изискванията на нормативни актове за за обсъждане и/или проведени консултации по конкретни теми.

Основната документация за КУТ включва:

• Заповед за определяне на представители на работодателя.
• Заповед или покана за свикване на общо събрание на работещите.
• Протокол от общо събрание.
• Удостоверения за първоначално обучение на членовете на КУТ и документи за ежегодно обучение.
• Декларация за конфиденциалност, подписана от представителя на работещите.
• Протоколи от заседания на КУТ, които да доказват, че са изпълнени изискванията на нормативни актове за за обсъждане и/или проведени консултации по конкретни теми.

7. Документи по ЗБУТ за организирането и провеждането на инструктажи

ℹ Изисква се документация и доказателства за провеждане на инструктажи още с първия нает работещ!

Основната документация за инструктажи включва:

• Заповед (или друг писмен документ – процедура, инструкция) за видовете инструктажи.
• Заповед за лицата, които ще провеждат инструктажи (може да бъде в един документ с предходната).
• Програма за всеки вид инструктаж.
• Документи (удостоверения, протоколи) за проведено ежегодно обучение на лицата, коикто провеждат инструктажи.
• Книги с документирани инструктажи – за начален инструктаж, за инструктаж на работното място, периодичен и извънреден инструктаж (задължителни за всички фирми), книга за ежедневен инструктаж (само за някои фирми).

8. Инструкции за безопасна работа

ℹ За всяко използвано оборудване, опасно вещество или специфична дейност е необходимо да имате налични инструкции за безопасна работа. Съдържанието на инструкциите трябва да отговаря на нормативните изисквания. Трябва да имате доказателства за запознаване с инструкциите.

9. Документи по ЗБУТ за обучения във фирмата

ℹ Работодателят има задължението да организира провеждането на обучения по ЗБУТ във фирмата още с наемането на първия работещ в съответствие с изискванията на Наредба № РД-07-2 от 16.12.2009 г. за условията и реда за провеждането на периодично обучение и инструктаж на работниците и служителите по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд

Основната документация включва:

• Заповед (или друг писмен документ, например процедура) за видовете обучения по ЗБУТ във фирмата.
• Доказателства за проведени обучения (протоколи, удостоверения и др.)

Може проверяващият да изиска и други задължителни документи като заповеди и програма за конкретни обучения.

10. Документация на оценката на риска

ℹ Оценка на риска е задължително да има във всяка фирма, дори и когато няма наети работещи, а работи само собственикът!

Оценката на риска трябва да обхваща всички дейности и оборудване. За някои фактори често се изискват отделни по-подробни оценки, например при работа с опасни вещества и при редовна ръчна работа с тежести.

Основната документация включва:

• Заповед и програма за оценяване на риска.
• Самата оценка, най-често под дормата на „карти за оценка“.
• Заповед за определяне на периодичността на оценката на риска.

11. Сертификати и протоколи от измервания на факторите на работната среда

ℹ Сертификатите за извършени измервания на фактори на работната среда са част от документацията на оценката на риска, тъй като те се извършват за целите на оценката и са едни от входните документи за нея, но в призовката от Инспекция по труда често ще ги видите в отделна точка.

Задължителни измервания, които трябва да има във всяка една фирма, са на:

• микроклимат – за топъл и студен период;
• осветеност;
• някои параметри, свързани с електробезопасност.

В зависимост от дейността на фирмата може да бъдат изискани и други измервания, най-често на шум, опасни вещества и вибрации.

12. Програма от мерки за минимизиране на риска

ℹ Тази програма също е част от документацията на оценката на риска, но обикновено е като отделна точка в призовката. Може да се срещне и като „Програма за предотвратяване и намаляване на риска“, „Програма за управление на риска“ и др. под.

13. Документи за лични предпазни средства и специално работно облекло

ℹ За някои фирми това няма да бъде приложимо – ако няма дейности, за които се налага да се използват ЛПС или специално работно облекло.

Основен нормативен акт: Наредба № 3 от 19.04.2001 г. за минималните изисквания за безопасност и опазване на здравето на работещите при използване на лични предпазни средства на работното място

Основната документация включва:

• утвърден от работодателя списък на лични предпазни средства и специално работно облекло;
• протокол или друг документ за проведени консултации в КУТ/ГУТ, СТМ и, ако има, синдикални организации и представители по чл. 7, ал. 2 от Кодекса на труда;
• документи, които доказват, че са предоставени лични предпазни средства и СРО;
• протоколи за периодични проверки на ЛПС;
• инструкции за всеки вид лично предпазно средство.

Основните установявани нарушения са свързани с неправилно изготвен списък на ЛПС (не отговаря на изискванията за съдържание или е непълен), липса на доказателства за предоставане на ЛПС при спазване на определения в списъка срок на износване.

14. Документи за работно и униформено облекло

Основен нормативен акт: Наредба за безплатното работно и униформено облекло

ℹ За някои фирми това може да не е приложимо. Важно е, ако имате подобна точка в призовката, да сте наясно каква е разликата между работното облекло и специалното работно облекло и дали при вас има необходимост от осигуряване на работно облекло.

Ако няма необходимост от осигуряване на работно или униформено облекло, е препоръчително да имате протокол от заседание на КУТ/ГУТ, в който това да е обсъдено и консултирано с представителите на работещите. Така ще можете да го представите на проверяващия и ще намалите вероятността да получите предписание, което да се чудите как да изпълните.

Основната документация включва:

• утвърден от работодателя списък на работно/униформено облекло с реквизити в съответствие с изискванията на наредбата.
• протокол или друг документ за проведени консултации в КУТ/ГУТ и, ако има, синдикални организации и представители по чл. 7, ал. 2 от Кодекса на труда;
• документи, които доказват, че облеклото е предоставено.

15. Документи за физиологичен режим на труд и почивка

ℹ Въвеждане на физиологичен режим на труд и почивка (ФРТП) е задължително в по-голямата част от фирмите, тъй като се изисква да има такъв при работа с видеодисплей (компютър). Такъв трябва да има и при други видове дейности. Вижте повече в Какво трябва да знаем за физиологичните режими на труд и почивка.

Основната документация включва:

• разработен ФРТП (от специалист по трудова медицина);
• вписан в Правилника за вътрешния трудов ред ФРТП;
• доказателства за запознаване с ФРТП.

16. Документи за трудови злополуки

ℹ Дори да нямате регистрирани трудови злополуки, има два документа, които трябва да са налични във всяка фирма:

• заповед за лице, което води регистъра на трудовите злополуки и съхранява декларациите;
• регистър на трудовите злополуки (ще бъде само като формуляр и празен, ако нямате регистрирани такива).

17. Документи за застраховка за риска “трудова злополука”

ℹ Такава застраховка се изисква само за фирми, които са с код на икомоническа дейност, вписан в заповедта на Министъра на труда и социалната политика за съответната година, с която се определя коефициентът на трудов травматизъм за прилагане на Наредба за задължително застраховане на работниците и служителите за риска „трудова злополука“.

Основната документация включва:

• заповед за определяне на работниците и служителите, които подлежат на задължително застраховане за риска „трудова злополука“;
• протокол за проведени консултации със службата по трудова медицина и комитета/групата по условия на труд.

18. Споразумение/я по чл. 18 от Закона за здравословни и безопасни условия на труд.

ℹ Такова или такива ще се изискат, ако фирмата има обща площадка, помещения, работни места или оборудване с една или повече други фирми.

Под „Споразумение по чл. 18 от ЗЗБУТ“ се разбира писмената договореност, чрез която тези фирми взаимно се информират за рисковете и предприетите мерки за безопасност.

19. Документи за определяне на места за трудоустрояване (фирми с 50+ работещи)

ℹ Съгласно чл. 315 от Кодекса на труда, работодателят с повече от 50 работници и служители е длъжен да определя ежегодно работни места, подходящи за трудоустрояване на лица с намалена работоспособност. Определянето на подходящите работни места трябва да стане не по-късно от края на януари.

Основен нормативен акт: Наредба за трудоустрояване

Основната документация включва:

• заповед за сформиране на комисия по трудоустрояване;
• протокол от заседание на комисията;
• утвърден от работодателя списък на определените места.

20. Документи по чл. 38 от Закон за хората с увреждания (50+ работещи)

ℹ Съгласно чл. 38, ал. 1 на Закона за хората с увреждания работодателите, които имат над 50 работещи, са със задължение да назначат лица с трайни увреждания по квота (брой), определена в закона.

При определени условия, фирматаможе да бъде освободена от това задължение.

Често проверката за изпълнение на изискванията за квота за хора ст райни увреждания се извършва отделно чрез специална Бланка „Информация за назначени лица по чл. 38 от ЗХУ“ на Инспекция по труда.

Основната документация в случаите, когато няма условия за освобождаване, включва:

• списък на определените работни места за хора страйни увреждания (увърждава се ежегодно до 31 януари)
• доказателства за назначени хора с трайни увреждания;
• доказателства, че е платена компенсационна вноска, ако квотата не е изпълнена.

При наличие на условия за освобождане документите са едно от следните:

• обосновка за наличие на специфични фактори в работната среда, възпрепятстващи наемане на хора с трайни увреждания или
• доказателства, че са потърсени лица за назначаване, но липсват хора с трайни увреждания, насочени от дирекции „Бюро по труда“ или от трудови посредници или
• доказателства, че са приложени алтернативни мерки за заетост на хора с трайни увреждания.

21. Доказателства за осигурени периодични медицински прегледи

ℹ Не винаги в списъка на вашата призовка ще бъдат изисквани такива документи, но осигуряването на периодични медицински прегледи е задължени на всеки работодател, дори и с един работник.

В някои случаи ще бъдат изискани доказателства за предварителен медицински преглед – наличие на карта за преглед в досието на работещия.

Доказателствата, че са осигурени периодични медицински прегледи могат да бъдат:

• договор с лечебно заведение за провеждане на прегледите;
• графици за провеждане;
• заповед и информация към работещите относно прегледите;
• анализ на резултатите от прегледите, изготвен от лечебното заведение и др.

В анализа на здравното състояние, изготвян от службата по трудова медицина ежегодно до 30 юли за предходна година, също ще бъде отбелязано какви прегледи са осигурени, колко лица са преминали и друга информация.

22. Документи, свързани с енергообзавеждането

ℹ В зависимост от големината на фирмата, дейността и други фактори, могат да бъдат проверени широк набот от документи, но основните включват:

• доказателства, че е определено/назначено лице, което отговаря за изправното състояние и безопасната експлоатация на електрообзавеждането. Вижте повече в статията Изисквания за назначаване/определяне на лице, отговорно за електрообзавеждането.
  • Ресурс: Заповед за определяне на отговорно лице за техническата експлоатация на енергообзавеждането, когато е допустимо да не се назначи енергетик
• договор за обслужване на енергообзавеждането (ако е външна фирма) или списък на собствен електротехнически персонал. Вижте повече в статията Каква документация трябва да имаме за енергообзавеждането
• документи за квалификационна група по електробезопасност (например, ако се извършва работа с ръчни или преносими електрически инструменти от клас I, заварчици, електрокаристи и др., както и за оперативния персонал;
• организация на ежемесечни проверки на ръчните и преносими електрочески инструменти:
  • заповед и дневник за проверка на ръчните електрически инструменти или
  • договор с фирма за ежемесечни проверки на ръчните електрически инструменти.