Нормативните изисквания, свързани със запознаване с вътрешнофирмени документи при постъпване на работа са в чл. 127 от Кодекса на труда, като в алинея 1 се изисква работодателят да осигури на работника нормални условия на работа, включително:
- длъжностна характеристика, екземпляр от която се връчва на работника или служителя при сключване на трудовия договор срещу подпис и се отбелязва датата на връчването;
- указания за реда и начина на изпълнение на трудовите задължения и упражняване на трудовите права, включително запознаване с правилата за вътрешния трудов ред, с вътрешните правила за работната заплата и с правилата за здравословни и безопасни условия на труд;
- информация за условията и реда за прекратяване на трудовия договор съгласно разпоредбите на този кодекс;
- информация за осигурявани от работодателя обучения, свързани с поддържане и повишаване на професионалната квалификация и подобряване на професионалните умения.
Няма конкретни нормативни изисквания, които да указват начина на документиране на запознаването с тези фирмени документи. Ако ние имаме добре подготвена програма за начален инструктаж, в която има препратки към съответните фирмени документи, това би трябвало да е достатъчно в комбинация с подписа в книгата за начален инструктаж.
Често програмите за начален инструктаж не са изпипани така, че те да могат да се използват като доказателство, както и инспекционната практика е показала, че се приемат по-лесно други форми, като протоколи или декларации, с които се доказва запознаването. В тази връзка и сме подготвили примерни такива.
Декларацията е индивидуална и обикновено се използва при назначаване на нов работещ, като тя остава в трудовото досие.
Протоколът се използва, когато запознаването е направено едновременно на повече лица - обикновено, ако са установени пропуски, ако има промени в съответните документи и т.н., т.е. става впоследствие - по-късно от назначаването.